Dans le monde déjà dominé par les smartphones, les tablettes, le partage de fichiers et le cloud computing peuvent sembler dépassés. Bien que l’impression sur une feuille de papier puisse sembler démodée, de nombreuses entreprises et de nombreux acteurs de l’industrie comptent encore sur les documents imprimés et les photocopieurs pour assurer une communication efficace entre leurs collègues et leurs clients.
Choisir la bonne imprimante ou le bon photocopieur parmi la grande variété d’options disponibles sur le marché est toujours une expérience passionnante pour beaucoup. Quel que soit votre choix, vous devez toujours choisir entre des imprimantes réseau ou locales, ce qui dépend bien sûr des besoins de votre entreprise. Les deux types d’imprimantes ont leurs avantages et leurs inconvénients, que vous devez bien comprendre avant de prendre la décision finale. Comprendre comment chacune de ces méthodes fonctionne vous donne une meilleure chance de choisir la meilleure de l’entreprise.
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Plan de l'article
Imprimantes locales / Copieurs d’affaires
Une imprimante locale ne peut entretenir qu’un seul ordinateur à la fois. Il est généralement connecté directement à cet ordinateur à l’aide d’un câble USB. Les imprimantes locales ne sont accessibles qu’à partir d’un seul ordinateur. Ces imprimantes sont spécialement conçues pour la fiabilité et en particulier pour les employés ayant des besoins d’impression importants. L’imprimante locale permet d’améliorer l’efficacité du flux de travail du projet car les documents imprimés sont disponibles selon vos besoins. De plus, les imprimantes locales peuvent être réparées ou entretenues rapidement en cas de problème.
Bien que les imprimeurs locaux puissent être extrêmement pratiques, ils ont aussi leurs inconvénients. Par exemple, le coût de maintenance de cette imprimante peut être anormalement élevé. Cela comprend le coût de l’encre, du papier et de l’entretien de plusieurs imprimantes au bureau. L’entretien de certaines de ces imprimantes peut être extrêmement difficile et intimidant, surtout si elles ne proviennent pas d’une marque bien connue ou sont périmées. La productivité des employés peut également être affectée si l’imprimante tombe en panne pendant l’impression. En effet, il ne peut pas rediriger la tâche d’impression vers une autre imprimante.
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Imprimantes de réseau / Copieurs d’affaires
Il s’agit d’une imprimante située dans une partie d’un réseau d’ordinateurs avec laquelle n’importe lequel de ces ordinateurs peut y accéder à tout moment. Tous les ordinateurs du groupe de travail peuvent accéder à cette ou ces imprimantes en même temps, ce qui améliore le confort et l’efficacité sur le lieu de travail. L’imprimante n’a cependant pas besoin d’être connectée physiquement au réseau ; elle peut être connectée sans fil mais assignée à un groupe de travail particulier. Une seule imprimante réseau peut satisfaire pleinement plusieurs employés en même temps.
L’un des principaux avantages d’une imprimante réseau est qu’elle offre efficacité et flexibilité à tous les employés du bureau. C’est parce qu’il est accessible à partir de plusieurs plates-formes dont Linux, Windows, Android et Mac. Les imprimantes en réseau facilitent également l’accès aux différents types d’imprimantes (jet d’encre, laser, thermique, etc.) au bureau. Grâce à la possibilité pour les employés d’accéder à l’imprimante à partir de leurs appareils, leur rendement s’en trouve grandement amélioré.
Imprimantes de réseau et copieurs d’affaires ont aussi leurs inconvénients. Par exemple, les utilisateurs qui tentent d’accéder à la même imprimante simultanément peuvent provoquer un blocage réseau, ce qui signifie que les projets seront retardés lorsqu’on attend en file d’attente.
Bien que certains environnements de travail et certaines entreprises s’en tirent mieux avec des imprimantes locales, la majorité des entreprises survivent aujourd’hui avec des imprimantes en réseau et des copieurs d’affaires.
7 façons dont les organisations peuvent bénéficier des imprimantes de réseau et des photocopieurs d’affaires
Une fois configurés, les ordinateurs en réseau sont relativement faciles à utiliser. L’installation d’un ordinateur en réseau est également très simple. Comme vous l’aurez deviné, un ordinateur en réseau est beaucoup plus avantageux qu’une imprimante locale sur chaque ordinateur du bureau. Les 7 avantages des imprimantes en réseau et des photocopieurs d’affaires pour l’entreprise sont décrits ci-dessous.
1. Économies de coûts
Une imprimante réseau vous fera économiser de l’argent de plusieurs façons. Premièrement, vous n’aurez pas besoin d’une imprimante pour chaque employé. L’imprimante réseau vous épargne également le nombre d’imprimantes à acheter, ainsi que les fournitures qui l’accompagnent. La réduction du nombre d’imprimantes dans l’entreprise se traduit également par une réduction des coûts de support et de maintenance. La formation des employés à l’utilisation de cet équipement est également aisée car ils peuvent être formés en grappes. Cela se traduit par des économies substantielles de temps et d’argent à long terme.
2. Besoins d’entretien réduits
Les imprimantes de réseau et les photocopieurs d’affaires signifient moins d’appareils et de modèles d’impression dans le bureau. Cela signifie une réduction des besoins de maintenance puisque ceux-ci sont plus faciles à gérer et que le support peut être centralisé.
3. Plus d’uniformité avec moins de formation
Vous n’aurez pas à former chaque employé à l’utilisation d’une imprimante spécifique. Au lieu de cela, vous pouvez former tous les employés à l’utilisation des imprimantes centralisées en une seule fois. Cela signifie que tous les employés du bureau connaîtront le fonctionnement de ces imprimantes, ce qui améliorera l’efficacité du lieu de travail. Cela n’a rien à voir avec le fait d’avoir différentes marques d’imprimantes au bureau qui demandent du temps pour comprendre comment elles fonctionnent.
Remplacement des imprimantes de réseau et affaires avec des copieurs plus récents est aussi très facile. Le dépannage est encore plus facile grâce au programme d’imprimante réseau qui simplifie l’environnement d’impression.
4. Accès à des capacités d’impression supérieures
Contrairement aux imprimantes personnelles, les imprimantes en réseau et les photocopieurs de bureau sont d’une qualité supérieure et sont donc conçus pour traiter des tâches complexes et volumineuses. Les imprimantes réseau et les photocopieurs d’affaires ont des vitesses d’impression, une capacité et une manipulation du papier plus élevées, et sont même dotés de fonctions de finition avancées. Il convient également de noter que ces appareils ont une durée de vie beaucoup plus longue que les imprimantes locales ou personnelles.
5. Accès à distance
Avec une imprimante réseau, vous pouvez imprimer à partir de presque n’importe quel endroit sans avoir besoin d’être physiquement à proximité de l’imprimante/du bureau. Un employé n’a besoin que d’une connexion Internet pour se connecter au réseau du bureau, puis envoyer des fichiers à imprimer à distance. Cela le rend encore plus pratique pour ceux qui travaillent sur le terrain ou à distance.
6. Plusieurs imprimantes peuvent être ajoutées au réseau
L’un des principaux avantages d’un environnement d’impression en réseau est qu’il est possible d’ajouter plus d’imprimantes pour accroître la polyvalence et les performances de l’entreprise. Par exemple, si vous souhaitez disposer d’une imprimante graphique de haute qualité pour un service et d’une imprimante capable de traiter des volumes d’impression plus importants pour un autre service, c’est un bon exemple. L’ajout d’une autre imprimante au réseau ne nécessite qu’une ou deux configurations.
7. Suivi plus facile
La plupart des ordinateurs du réseau utilisent un programme de gestion des services d’impression qui facilite le suivi de l’utilisation de l’imprimante. Il est ainsi plus facile pour la direction de gérer les coûts d’impression incontrôlés et le gaspillage des fournitures.
Quelle imprimante répond à vos besoins ?
Décider de la la meilleure imprimante pour votre entreprise dépend de vos activités principales. Il serait sage de consulter un spécialiste pour savoir quelle imprimante répond le mieux à vos besoins. Le spécialiste de l’impression devrait être en mesure de déterminer si vous n’avez besoin que d’une imprimante locale ou si vous devriez plutôt investir dans une imprimante réseau.
